CONECTAR TAREAS EN MICROSOFT 365: LA ERA DE LA PRODUCTIVIDAD

Conectar las aplicaciones y servicios que más usas en una experiencia coherente, integrada e inteligente. Esto es especialmente importante en este nuevo mundo de trabajo, a menudo disperso.

Esta es la visión que se tiene desde Microsoft desde hace un año cuando en Ignite anunciaron estos avances, mucho antes de que apareciese el Covid-19 y la nueva normalidad, porque vieron en la tecnología el futuro laboral haciendo más sencillo e intuitivo el organigrama de tu día a día.

Las aplicaciones Microsoft Teams, Microsoft Outlook, Microsoft Planner, Microsoft To Do y Office (específicamente, Word, Excel y PowerPoint) desempeñan un papel en la experiencia de tareas de Microsoft 365.

TEAMS: EL CENTRO NEURÁLGICO DE LA UNIÓN

A día de hoy, todo aquel usuario que utilice Teams en su día a día se habrá dado cuenta de que se ha convertido en su núcleo vital de la jornada laboral. Task se empieza a implementar en Teams, y será así hasta finales de septiembre.

microsoft-office-365-teams

Algunas adiciones interesantes a la experiencia Tasks en Teams, son las siguientes:

  • Publicación de tareas a nivel corporativo con Firstline Workers, haciendo que el flujo de tareas sea más fácil de implementar para que los trabajadores corporativos y de primera línea impulsen las acciones correctas.
microsoft-office-365-teams
  • Vista de lista es la nueva opción de administras de forma visual todas las tareas en Planner.
  • Vista de lista también dispone de la capacidad de edición de forma masiva de todas las tareas, pudiendo cambiar el progreso, prioridad, fecha de vencimiento, etcétera, dependiendo de la lista de tareas que esté viendo.
  • Puedes usar las integraciones de Graph API y Power Automate para Planner y To Do para exponer las tareas creadas en otras aplicaciones en Tasks in Teams.

OUTLOOK: TOMA EL CONTROL DE TODO TU DÍA

Más allá de lo que fue Outlook cuando surgió, una bandeja para administrar y enviar correos electrónicos, hoy en día es más que eso, se ha convertido en tu organizador personal, donde poder administrar tu día en torno a los compromisos del trabajo y vida.

Al igual que Teams, también se han incorporado nuevas funcionalidades, y mejorado las ya existentes:

  • A través de My Day en Outlook, puede ver rápidamente cómo se ve su día sin interrumpir su flujo de trabajo de correo electrónico. Los cambios se sincronizan con todas las listas de tareas de Microsoft 365.

Tasks desde correo electrónico. Convierta un correo electrónico en una tarea o evento arrastrándolo y soltándolo en My Day, marcando en su lista de mensajes de Outlook o seleccionando la opción crear un Task en el propio correo electrónico.

microsoft-office-365-teams
  • Tasks desde To Do en la búsqueda. Puede abrir rápidamente la aplicación To Do para editar o agregar nuevas tareas en Outlook.
  • Cortana Briefing email. Para ayudarle a prepararse para las próximas reuniones y mantenerse al tanto de los compromisos, el correo electrónico personalizado de Cortana Briefing aparece automáticamente en su bandeja de entrada de Outlook durante el inicio de su día de trabajo. En ese correo electrónico, Cortana recomienda elementos de acción de subprocesos anteriores que puede agregar como tareas a To Do.
  • MyAnalytics. Si usa el complemento MyAnalytics Insights en Outlook, la información sobre “Ver tareas pendientes” le recuerda las tareas que ha acordado realizar durante los últimos 14 días.

PLANNER Y TO DO: POTENCIAR LA EXPERIENCIA DE TAREAS DE MICROSOFT 365

Es a partir de estas aplicaciones que su equipo y tareas individuales aparecen en Teams y Outlook. Planner y To Do son fundamentales para el éxito de este movimiento de gestión de tareas.

Planner es tu aplicación ideal para tareas en equipo. Construido en torno al enfoque Kanban para los equipos, Planner le permite crear fácilmente tableros de planes y rellenarlos con tarjetas de tareas ricas en información.

microsoft-office-365-teams

En el lado personal de las tareas se encuentra To Do, su aplicación ideal para tareas individuales. La herramienta perfecta para buscar en las principales prioridades de tu día, To Do ayuda a crear cordura en este nuevo mundo de trabajo.

microsoft-office-365-teams

WORD, EXCEL, POWERPOINT: CAPTURA TAREAS SIN CAMBIAR DE APLICACIÓN

Las tareas pueden originarse desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto es particularmente problemático si necesita interrumpir la concentración de cualquier documento de Office, estos nuevos días de experiencia de tareas de Microsoft 365, puede asignar tareas mediante @menciones de comentarios directamente en Word, Excel y PowerPoint.

Esta capacidad ahora se está implementando en Word y Excel para la web, con PowerPoint para la disponibilidad web próximamente. En el futuro, estas tareas también se mostrarán en Planner y To Do.

microsoft-office-365-teams

@mencion Task activa las notificaciones por correo electrónico con un vínculo al comentario del documento. La notificación por correo electrónico muestra el comentario junto con la frase de Word asociada, la celda de Excel o la diapositiva de PowerPoint.

@mencionar asignamiento de tareas, que son una extensión lógica de una característica familiar (es decir, comentarios en la aplicación), son un ejemplo perfecto del trabajo que estamos haciendo en torno a la experiencia de tareas de Microsoft 365.